Secrétaire Exécutif H/F

Le cabinet de recrutement TOP RH recherche pour le compte d’un de ses clients, un secrétaire Exécutif (HF) pour l’organisation d’un événement à grande portée

Le job

En bref

Le Secrétaire Exécutif, membre d’un Comité de Pilotage, est responsable de la gestion administrative, organisationnelle et stratégique du comité. Il/elle assure la coordination de l’ensemble des activités liées à la préparation et à la mise en œuvre de l’événement, tout en veillant à l’efficacité et à la transparence du processus. Il/elle travaillera étroitement avec le comité de pilotage de l’évènement. Il/elle sera placé(e) sous l’autorité du président dudit comité.

Missions

➔ Gestion administrative et organisationnelle

• Coordination : Coordonner la mise en œuvre du Plan d’Actions de l’évènement élaboré par le Comité de Pilotage (COPIL), en s’assurant que les décisions prises sont appliquées correctement ;
• Suivi des réunions : Organiser, préparer et animer les réunions du COPIL, rédiger les comptes-rendus et assurer leur diffusion auprès des membres ;
• Rédaction de documents : Rédiger les documents administratifs (rapports, mémos, correspondances) nécessaires au bon fonctionnement du COPIL ;
• Gestion des plannings : Élaborer et suivre les plannings de travail

➔ Appui des comités scientifique et organisation

• Suivi des actions : Veiller à ce que les actions de chaque comité soient réalisées selon le calendrier défini et que les ressources nécessaires soient allouées et rendre compte du niveau d’avancement au Président du COPIL.

➔ Gestion des ressources et du budget

• Suivi budgétaire : Collaborer avec le (la) trésorier(ère) général(e) pour le suivi du budget global de l’évènement, veiller à l’utilisation correcte des fonds et au respect des prévisions financières ;
• Recherche de financements : Participer à la recherche de financements (subventions, mécénat, partenariats) et gérer les relations avec les bailleurs de fonds.

➔ Communication et relations publiques

• Communication interne : Assurer une communication fluide entre les membres du Comité de Pilotage et les autres parties prenantes de l’événement ;
• Relations extérieures : Représenter le Comité de Pilotage dans les échanges avec les autorités locales, les partenaires institutionnels, les sponsors et les médias ;
• Suivi des supports de communication : Travailler en collaboration avec le comité de communication pour suivre la stratégie de communication et de community management.

➔ Évaluation et suivi des projets et des échéances

• Suivi de l’avancement des projets : Veiller à ce que chaque comité respecte ses objectifs et deadlines. Organiser des bilans périodiques pour évaluer les progrès ;
• Reporting : Préparer des rapports réguliers à présenter au comité de pilotage, aux autorités locales et aux autres parties prenantes ;
• Gestion des risques : Identifier les risques (financiers, organisationnels, logistiques) et proposer des solutions ou des plans d’atténuation.

➔ Gestion de l’équipe et des ressources humaines

• Encadrement des équipes : Superviser les secrétaires des sous-comités et les bénévoles, en veillant à leur efficacité et à leur bonne organisation ;
• Mise en place de formations : Organiser des sessions de formation ou des ateliers pour le personnel et les bénévoles impliqués dans l’organisation.

Le Profil

Formation requise : Licence/Masters en gestion de projets, management des collectivités territoriales et développement local, sciences politiques, affaires publiques ou tous domaines connexes ;
Expérience : Minimum 3 ans d’expérience dans un poste similaire, ou en rapport avec l’administration et le développement des établissements publics territoriaux.

Type de contrat et durée : CDD de 12 mois
Rémunération : selon profil ;
Temps de travail : temps plein, flexibilité requise, avec possibilité de réunions fréquentes les weekends ;